Faktura dla kontrahenta z UE

Transakcje z kontrahentami zagranicznymi są już na porządku dziennym, jednak regulują je nieco odmienne zasady niż te dotyczące transakcji krajowych. Szczególne unormowania dotyczą między innymi wystawiania faktur dla podatników z terenu Wspólnoty. Zatem co powinna zawierać faktura dla kontrahenta z UE?

Wybrane transakcje zagraniczne dokumentowane fakturą

Najbardziej popularnymi transakcjami zagranicznymi pomiędzy czynnymi podatnikami VAT są:

  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;
  • wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług.

Aby poprawnie udokumentować sprzedaż na rzecz kontrahenta z UE, należy zatem na początek określić charakter i miejsce wykonanego świadczenia.

Faktura dla kontrahenta z UE – określenie charakteru dostawy towarów

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów to wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska, na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej. Nabywca towarów, co do zasady, powinien być zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium swojego kraju, czyli powinien posiadać aktywny numer VAT-UE.

Co istotne, nie każdy wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium innego kraju Wspólnoty rozpoznawany jest jako WDT.

Dostawa towarów, które są wysyłane lub transportowane przez podatnika podatku od towarów i usług lub na jego rzecz z terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego, na rzecz nabywcy z kraju UE, który jest:

  • osobą prywatną,

to sprzedaż wysyłkowa.

Ponadto WDT nie stanowi przemieszczenie własnych towarów, dla których miejscem dostawy jest państwo członkowskie inne niż terytorium Polski, jeżeli towary te będą na danym terytorium instalowane lub montowane, z próbnym uruchomieniem lub bez niego.

Faktura dla kontrahenta z UE – określenie miejsca świadczenia usług

Prawidłowe wystawienie faktury dla kontrahenta z UE w przypadku usług uzależnione jest od ustalenia miejsca ich świadczenia. Miejsce świadczenia jest istotne, ponieważ to ono definiuje, która ze stron powinna opodatkować transakcję, zatem czy transakcja w ogóle będzie opodatkowana w Polsce czy też nie.

W myśl zasady ogólnej uregulowanej w art. 28b ustawy o VAT, w przypadku świadczenia usług na rzecz osób prowadzących działalność gospodarczą, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym to usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej (z zastrzeżeniem ust. 2-4 oraz art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, 28j i 28n ustawy). Zasada ta odnosi się również do świadczenia usług na rzecz kontrahentów z UE, którzy posiadają swoją siedzibę w kraju Wspólnoty innym niż ten, z którego pochodzi sprzedawca.

Jeżeli usługi świadczone są dla stałego miejsca prowadzenia działalności usługobiorcy, które znajduje się w innym miejscu niż jego siedziba lub stałe miejsce zamieszkania, miejscem świadczenia tych usług jest wówczas stałe miejsce prowadzenia działalności.

W związku z powyższym przedsiębiorca świadczący usługę na rzecz kontrahenta z UE powinien w pierwszej kolejności prawidłowo ustalić miejsce świadczenia usług. Jeżeli wobec zawartej transakcji nie będą miały zastosowania opisane w ustawie zastrzeżenia, należy przyjąć ogólną zasadę opodatkowania wyrażoną w art. 28b ustawy o VAT.

Ważne!Ustawa o podatku od towarów i usług określa usługi, których charakter wyklucza stosowanie zasad ogólnych opisanych w art. 28b. Są to m.in.:

  • usługi związane z nieruchomościami;
  • usługi wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak: targi i wystawy;
  • usługi restauracyjne i cateringowe.

 

Dostawa towarów na rzecz kontrahenta z UE mająca miejsce na terenie Polski

Przy dostawie towarów, które nie są wysyłane lub transportowane, miejscem opodatkowania jest miejsce, w którym towary znajdują się w momencie dostawy. Istotne jest to, że odmiennie od świadczenia usług, w takiej sytuacji to dostawca zobowiązany jest do rozliczenia podatku należnego na terenie kraju. Zatem jeżeli dostawa ma miejsce na terenie Polski, podatnik – sprzedawca, powinien zastosować stawkę obowiązującą w kraju, tj. 23%, 8%, 5%, 0% lub “zw”.

Zgodnie z definicją, WDT to wywóz towarów z terytorium Polski na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska. Nabywca powinien być czynnym podatnikiem podatku od wartości dodanej i posiadać aktywny numer VAT-UE.

Dostawca towarów ma prawo zastosować preferencyjną stawkę podatku w wysokości 0% w przypadku, gdy:

  • rozpozna wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (kontrahent z UE posiada odpowiedni status i wywiezie towary poza terytorium Polski);
  • posiada odpowiednie dokumenty udowadniające wywóz.

Dokumentami potwierdzającymi dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów mogą być:

  • w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi – dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
  • specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku;

jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów.

Jeżeli jednak z powyższych dokumentów nie wynika jednoznacznie, że towar został dostarczony nabywcy, w takiej sytuacji do tego celu mogą posłużyć inne dokumenty, np:

  • korespondencja handlowa z nabywcą (w tym jego zamówienie);
  • dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
  • potwierdzenie zapłaty za towar.

Podatnik ma czas na zdobycie wyżej wymienionych dokumentów potwierdzających wywóz towarów do czasu złożenia deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiła dostawa. Brak potwierdzenia wywozu towarów w ramach WDT uniemożliwia podatnikowi zastosowanie stawki VAT 0%.

Usługa na rzecz kontrahenta z UE świadczona na terenie Polski

Wiele wątpliwości budzi kwestia rozliczenia podatku w sytuacji, gdy polski przedsiębiorca świadczy usługę na rzecz kontrahenta z UE na terenie kraju. Wobec tego przypadku nie ma ustalonych odmiennych zasad opodatkowania i zastosowanie ma przede wszystkim zasada ogólna. Zasadniczo więc transakcja powinna być opodatkowana w kraju, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej (mając również na uwadze powyższe zastrzeżenia i wyjątki).

Przykład 1.Polski przedsiębiorca zawarł umowę z kontrahentem (firmą – podatnikiem) z UE na wykonanie usługi dotyczącej stworzenia strony internetowej na terenie Polski (usługobiorca nie musi wyjeżdżać z kraju, aby zrealizować usługę). Kontrahent posiada siedzibę działalności w Niemczech. W jaki sposób opodatkować transakcję?
Wobec powyższego przykładu zastosowanie ma art. 28b ustawy, gdzie podatek powinien być rozliczony na zasadach kraju, gdzie kontrahent (nabywca) posiada siedzibę. Usługa powinna więc być opodatkowana w Niemczech niezależnie od tego, że będzie świadczona na terenie Polski.

 

Co powinna zawierać faktura dla kontrahenta z UE?

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, faktura powinna przede wszystkim zawierać:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową netto towaru lub usługi;
  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż;
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

Podatnik, który dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów po spełnieniu wymagań ustawowych, powinien wystawić fakturę, na której wykazana jest stawka podatku od towarów i usług w wysokości 0%. Niezwykle ważne jest zawarcie na fakturze prawidłowego VAT-UE kontrahenta, ponieważ m.in. błędny VAT-UE pozbawia podatnika zastosowania stawki 0%.

Ważne!Przy transakcjach WDT nie zamieszcza się adnotacji “odwrotne obciążenie”.

 

W przypadku gdy nie są spełnione warunki zastosowania preferencyjnej stawki VAT (brak wymaganej dokumentacji, błędny VAT-UE nabywcy), zastosowanie ma odpowiednia krajowa stawka VAT dla sprzedawanych towarów.

Natomiast w sytuacji, gdy sprzedaż dokonywana jest na rzecz kontrahenta z UE i zastosowanie ma art. 28b ustawy (czyli z jej tytułu zobowiązanym do rozliczenia należnego podatku, podatku od wartości dodanej lub innego podatku o podobnym charakterze jest nabywca usługi), faktura dla kontrahenta z UE powinna zawierać dodatkowo adnotację “odwrotne obciążenie”.

Ważne!Przy sprzedaży usług na rzecz kontrahenta z UE, dla których stosuje się art. 28b należy zamieścić informację “odwrotne obciążenie”.

Na fakturze dokumentującej wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług nie powinna zostać wykazana kwota i wartość podatku

Zobacz jak należy wystawiać faktury w sklepie internetowym

Zobacz też:

karta ewidencji czasu pracy

badania wstępne do pracy

odprawa dla pracownika

OptiKat.pl