Prowadzona działalność gospodarcza jest zazwyczaj związana z posiadaniem środków trwałych, co z kolei wiąże się z koniecznością ich ewidencjonowania. Niestety poprawne księgowanie środków trwałych, wielu przedsiębiorcom sprawia duże trudności. W artykule przedstawiamy zatem jak prawidłowo zaksięgować środki trwałe.

Księgowanie środków trwałych w KPiR

Księgowanie środków trwałych zwykle wiąże się z ich amortyzacją. Amortyzacja jest to ukazanie zużycia środków trwałych, w sposób finansowy, poprzez ustalone odpisy amortyzacyjne. Są to cyklicznie rozliczane, planowo rozłożone w czasie kwoty, w sumie składające się na całą wartość amortyzowanego środka trwałego.

  • Bezpośredni wpis do ewidencji środków trwałych

Przedsiębiorcy prowadzący księgowość uproszczoną zobligowani są do prowadzenia ewidencji środków trwałych, w której muszą być ujmowane składniki majątku należące do środków trwałych firmy. Bezpośredniego wpisu środka trwałego do ewidencji środków trwałych dokonujemy w przypadku np. przekazania prywatnego majątku na cele firmowe. Od wpisu takiego nie jest odliczany podatek VAT, aczkolwiek naliczane są odpisy amortyzacyjne.

  • Zakup środka trwałego

W przypadku, gdy początkowa wartość zakupionego przedmiotu przekracza kwotę 3 500 zł netto (dla czynnych podatników VAT) lub 3 500 zł brutto (dla podatników zwolnionych z VAT), to mamy obowiązek wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych. Jeśli wartość zakupionego przedmiotu nie przekracza kwoty 3 500 zł, to będzie w tym wypadku niskocennym składnikiem majątku. Nie mamy obowiązku wpisywania go do ewidencji środków trwałych, ale możemy to uczynić. W takiej sytuacji co do zasady możliwe jest zastosowanie amortyzacji jednorazowej.

  • Sprzedaż środka trwałego

W przypadku sprzedaży środka trwałego wartość umorzenia zostanie ujęta w kolumnie 13 KPiR - “Pozostałe wydatki”. Cała kwota wartości netto z faktury sprzedażowej środka trwałego, zostanie natomiast ujęta w kolumnie 8 KPiR - “Pozostałe przychody”.

  • Likwidacja środka trwałego

W celu zaksięgowania likwidacji środka trwałego, należy sporządzić protokół likwidacji środka trwałego. Protokół taki powinien zawierać następujące informacje:
  • miejsce i data sporządzenia,
  • numer kolejny protokołu,
  • imiona i nazwiska osób sporządzających i uczestniczących w likwidacji,
  • nazwa likwidowanego środka trwałego,
  • numer inwentarzowy środka trwałego, czyli numer który pozwala odróżnić dany środek trwały od innego np. numer seryjny sprzętu,
  • sposób likwidacji środka trwałego np. demontaż, zezłomowanie, utylizacja,
  • nazwę i adres jednostki lub pieczątkę firmy,
  • podpisy osób uczestniczących w likwidacji,
  • załączniki (np. potwierdzenie uiszczenia opłaty środowiskowej, potwierdzenie przyjęcia na złom).